NEW 2021/10/07 防犯 オフィスセキュリティとは、企業が大切にしている顧客の個人情報、経営にまつわる情報などのさまざまな情報資産を、不正侵入や漏洩などから守ることです。この記事では、オフィスセキュリティの導入を検討している企業向けに、導入手順やポイントなど、オフィスセキュリティの基礎をわかりやすく解説しますので、参考にしてください。 目次 オフィスセキュリティとは オフィスセキュリティの基本的な考え方 オフィスにおけるセキュリティリスクの例 オフィスセキュリティが必要とされる背景 オフィスセキュリティで行うべき3つの対策 オフィスセキュリティを導入するための4ステップ オフィスセキュリティの導入におけるポイント まとめ オフィスセキュリティとは？ オフィスセキュリティとは、企業の情報資産を守るための対策です。オフィスへの不正侵入といった外部要因、データの漏洩や資料の持ち出しなどの内部要因を防ぎ、企業資産や取引先や顧客からの信頼を守ることが重要です。 オフィスセキュリティの基本的な考え方 オフィスセキュリティの基本的な考え方にはどのようなものがあるでしょうか。この段階で詳しく解説します。 外部からの不正侵入を防ぐ 人が自由にオフィスに出入りできる状況では、外部の人間がオフィスに不正侵入し大切な情報を持ち出してしまう可能性もあります。入退室管理を見直し、関係者でなければオフィスに出入りできないよう対策しましょう。 内部からの持ち出しを防ぐ 社員から大切な情報が漏洩してしまうリスクもあります。持ち出しや紛失などを防ぐため、重要な文書や物品の管理方法や保管場所などをしっかり見直しましょう。また、スマートフォンを含む、社員の私物持ち込みの管理も必要です。 オフィスにおけるセキュリティリスクの例 企業の情報資産を守るには、セキュリティリスクの有無を確認することも重要です。 セキュリティ面でのリスクがないかの確認は、以下を参考にしてみてください。 打ち合わせの内容が来客に筒抜けになっている パソコンのモニター画面が、来客スペースから見えてしまう 重要書類の保管場所が決まっておらず、施錠もされていない サーバールームの入退室管理ができておらず、誰でも入れる もしリスクが高い場合は、特にオフィスセキュリティが必要です。 オフィスセキュリティが必要とされる背景 オフィスセキュリティが必要とされる背景について、個人情報保護法・サイバー犯罪の2つの側面から解説します。 個人情報保護法の遵守 顧客の住所や電話番号、クレジットカードの番号、従業員のマイナンバーカードといった個人情報をひとつでも扱っている場合、企業は規模の大小問わず個人情報保護法を遵守する必要があります。個人情報保護法は令和2年に改正され、令和4年に執行される予定です。それに伴い懲役刑の期間や罰金刑の金額なども変更となります。 ※参考：令和２年 改正個人情報保護法について ｜個人情報保護委員会 サイバー犯罪の増加 外部ハッカーが企業内のネットワークに侵入し、顧客情報・開発前の製品情報といった機密情報を盗むサイバー犯罪が近年増加しています。『経済犯罪実態調査2020』によれば、日本企業が過去2年間に遭遇した経済犯罪・不正の第1位がサイバー犯罪であることが報告され、どの企業もセキュリティ対策が急務となっています。 ※参考：経済犯罪実態調査2020 ―グローバル翻訳版・日本分析版― | PwC Japanグループ オフィスセキュリティで行うべき3つの対策 オフィスセキュリティで行うべき対策には、物理的対策・人的対策・技術的対策の3種類あります。以下に解説します。 物理的対策 監視カメラの設置、生体認証やスマートロックをはじめとするオフィスへの入退室管理システムを導入する、パソコンや重要書類を鍵付きのキャビネットに保管する、壁やパーティションの設置で目隠しするなどで、物理的に盗難や不正侵入を防ぐことが重要です。パソコンの管理ができれば、社内ネットワークへの侵入防止にもつながります。 人的対策 従業員に対し、情報セキュリティに関する教育・訓練を徹底しましょう。人的ミスによるデータ・重要書類の紛失、モラルの低下による情報漏洩などのリスクを防ぐのに有効です。同時に、ミスを防ぐための情報管理手順のマニュアル化やセキュリティルールの整備なども行い、スムーズに管理できるようにすることも大切です。 技術的対策 ウイルス対策ソフトをインストールしてパソコンのウイルス感染を防ぐ、データやシステムにアクセス制限を行うなど、セキュリティシステムや設備の導入によって技術的にセキュリティ対策を取ることもできます。すでに導入している企業でも、データにアクセスできる従業員の権限設定が適切かなど見直してみるといいでしょう。 オフィスセキュリティを導入するための4ステップ オフィスセキュリティの導入には、4つの手順があります。それぞれの手順について以下に詳しく解説します。 セキュリティ対象となる資産の把握 オフィスには、顧客情報や企業機密が入っているパソコンや資料など、大切な資産が点在しています。まず、セキュリティの対象となるものと、それらがどこに保管されているか、管理責任者や利用者は誰か、媒体は紙かデータか、データの場合どこにアクセスすれば閲覧できるか、といった詳細や場所をまず明確化しましょう。 現状の管理方法における課題点を確認する 洗い出した情報資産と現状の保管方法を照らし合わせ、想定されるリスクを確認します。たとえば、「重要書類を保管する棚に鍵がない」「オフィスに誰が訪れたか管理できていない」「従業員がオフィスの鍵を紛失する恐れがある」などです。確認が終わったら、それぞれのポイントについてどのような対策が理想かをピックアップします。 導入するセキュリティシステムを選定する オフィスセキュリティといっても、事業内容や情報資産の中身、企業規模などによってさまざまです。上記で洗い出したリスクや対策の内容や費用対効果などを検討したうえで、セキュリティシステムを選定しましょう。 体制を整え、ルール策定する セキュリティシステムの導入で物理的・技術的対策ができても、従業員によるデータの紛失や情報漏洩などの人的ミスを防がなければ万全とはいえません。オフィスセキュリティに関する運用方法や必要事項のマニュアル化、管理ルールの徹底、ITリテラシー向上を目的とした教育による体制づくりを忘れずに行いましょう。 オフィスセキュリティの導入におけるポイント オフィスセキュリティの導入時に意識しておきたいポイントについて以下に解説しますので、参考にしてください。 ゾーンセキュリティを行う オフィスには、誰でも自由に入退室できるエリアや、業務を行うエリア、打ち合わせ用のエリアなどさまざまなエリアがあり、その特性によってセキュリティレベルも異なります。そこでおすすめなのが、オフィスを大きく4種類のゾーンに分け、それぞれのゾーンに適したセキュリティ対策を導入するという方法です。次に詳しく解説します。 オフィスにおける4つのゾーン 来訪者ゾーン：受付やロビー、打ち合わせスペースなど、目的を持った来訪者が許可を得て入ることができるゾーン パブリックゾーン：エントランスや廊下、エレベーターなど、誰しも自由に入ることができるゾーン 内部ゾーン：執務室や休憩室など、許可を受けた従業員が執務やコミュニケーションに使うゾーン 機密ゾーン：役員室、サーバールーム、個人情報管理室、金庫など、内部ゾーンの中でも重要機密を保管するためのゾーン 入退室セキュリティを行う オフィスを4つのゾーンに分類したら、それぞれの特徴や目的などに合わせてセキュリティシステムを導入します。まず、入退室セキュリティを導入し、不審者の侵入や盗難を防ぎましょう。たとえば、オフィスエントランスにICカードで入退室管理ができるようにする、内部ゾーンでは生体認証システムを導入する、などです。 監視セキュリティを行う 「オフィス内にいつも人がいるから大丈夫だろう」と思っていても、人の目で常に見張るのは難しいものです。時間帯によってオフィスが無人になったり、人がいたとしても隙をついて盗難が生じたりすることもあります。監視カメラを導入し、動向を管理しましょう。死角となりうる場所も監視でき、入退室管理の強化にもつながります。 鍵管理システムの導入 大切な書類を管理しているキャビネットを施錠できるものにする、鍵そのものの運用を管理するセキュリティケースを導入して「いつ」「誰が」使ったのか把握できるようにするなど、鍵管理システムの見直しも行いましょう。個人情報や経営計画などが記載されている重要書類の持ち出し・紛失などによる情報漏洩の防止につながります。 まとめ 大切な情報資産を守るには、オフィスセキュリティ対策が欠かせません。 大阪ガスセキュリティサービス株式会社は、機械警備や防犯カメラ、入退室管理システムなどを組み合わせたオーダーメイドのオフィス向け防犯セキュリティをご提案します。お客さまのご予算・ご要望に応じて防犯設備士がきめ細やかにプランを設計し、お客さまの大切な情報資産をお守りいたします。 オフィスのセキュリティ強化についてご検討中の方は、まずはお気軽にご相談ください。 大阪ガスセキュリティサービスへのお問い合わせはこちら お問い合わせ 資料請求
